使用家族办公室服务的家族希望家族办公室的专业人士帮助他们降低投资风险和集中的非流动性资产风险，比如房地产或少数人持股的企业。然而，人们有时会忽视的是，如何降低拥有艺术品、钱币、珠宝、汽车和其他收藏品的风险。降低这些珍宝的风险，首先要记录客户端拥有什么，将各个项目聚集到集合中，并开始以集合的形式管理项目。
记录集合：客户端拥有什么？
太多的收藏者把当前的物品库存记在脑子里。以保险为目的的评估往往缺乏关键信息或已过时。清单不仅应包括对作品的描述，还应包括：
委托人持有的艺术家或者艺术家作品；
协作创造者、艺术家或作者；
创建和收购日期；
与任何工程相关的合同，如许可证、转让；
物品的位置；
画廊或经销商的姓名和联系方式；和任何与艺术品有关的文书工作，如目录、销售单据、寄售协议、版权、租借协议和复制权。
聚合的集合
每个收藏家都有一些不那么重要的东西，所以客户的下一步是将这些物品和相关的文件聚集在一起，将那些具有相似特征的作品分组。这种组合可以基于艺术品的审美，也可以基于税收、认可和流动性溢价（如果艺术品被赠予或出售）。
管理和确保集合的寿命
可以要求家族办公室执行客户的遗产计划，并在客户的遗产结算中，在艺术品和其他收藏品的转让、买卖中发挥积极作用。家族办公室的专业人士需要了解客户希望他或她的藏品在死后如何管理，特别是在以下问题上：
理解艺术品的买卖原则
家族办公室客户在管理艺术品所有权和其他有形资产投资时，需要遵循与流动投资相同的原则：也就是说，什么时候持有资产直到其价值恢复，什么时候出售资产以减少损失，什么时候在市场下跌之前出售某种艺术品的部分或全部。
管理艺术品的配置
在某些情况下，当艺术品非常罕见或不寻常时，文化执行人，比如私人策展人或该领域的专家，可能比家庭成员更有能力管理艺术品的处置。
允许获得资金
艺术品不易清算，因此需要考虑其他资金来源。在指定的不可撤销人寿保险信托中持有人寿保险是提供流动性的一种方式。考虑购买产权保险，以管理交易风险，并消除客户在销售作品时的责任。
保存采购和销售记录
画廊，经销商，拍卖行，或其他可能对购买或出售你的客户的艺术品感兴趣的个人的名字应该放在一个地方，当你的客户的个人代表可以随时找到他们。
管理任何版权的处置
除非死者也是一位艺术家，否则客户不太可能继承版权；但如果客户和艺术家之间有合作，这种权利可能存在。
记录使用或许可的具体说明或限制
处理限制条件需要与艺术品或其他物品的未来所有者进行密切合作，所以任何限制条件都应该清晰且起草良好。最近发生的变化的标准美国博物馆协会董事允许出售艺术收集和使用操作成本收益的表明，即使是一个机构的既定政策的使用作品，这些政策可以改变。
正确存储艺术品
把一架三角钢琴送到世界各地的花费可能远远超过它的价值，如果没有援助，受益人可能无法承担这些费用。客户的视觉艺术收藏尤其需要妥善存储，照片、电影和数字文件也是此类的例子。
考虑使用权益分割信托和慈善基金会
在适用的司法管辖区，信托公司、有限责任公司和有限合伙制公司可能是管理有形财产投资和相关版权、许可和管理成本的有效方式，当财产由若干受益人共享时。除了管理信托之外，客户还应该熟悉在代际间转移有形资产时使用的分割权益信托（如CRT、CLT、GRIT、GRAT）。
结论
帮助维持客户是新的或者是长期的艺术品和其他收藏品，办公室专业人员应该建议这些客户库存有形资产，通过聚合简化收集过程，准备管理他们的财宝时将它们传递给下一代。
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